Konsten att jobba effektivt

Konsten att jobba effektivt

Det finns knep för att arbeta mer effektivt. En av hemligheterna är att sluta belasta hjärnan i onödan. Då går arbetet snabbare och du blir mindre stressad.


Maria Breitholtz Söderström är expert på effektivitet. Hon menar att kalender och ”att göra”-listor är ovärderliga verktyg på arbetet. 

- För att avlasta hjärnan och minska stressen är det viktigt att skriva ner allt som ska göras, stort som smått. Du slipper ödsla en massa onödig energi på att komma ihåg saker och det blir lättare att fokusera på det du håller på med för tillfället, säger hon.

Hur många timmar har ditt dygn?
En bra tumregel är att allt som tar mer än en kvart att göra, eller som är tidsbestämt, ska in i en kalender. Det kan till exempel vara förberedelser inför möten och efterarbete, att göra presentationsmaterial eller att skriva ner idéer. Men det är också bra att planera in tid för rutinarbete vid olika tidpunkter på dagen, som till exempel att kolla mail, tidrapportera och ta hand om andra administrativa uppgifter.

- Om vi bara använder kalendern till bokade möten och har allt annat i huvudet, så finns det ingen synkning mellan vår tid och våra uppgifter. Då är det lätt att ta på sig för mycket. Det gäller att börja använda kalendern som en tidsbudget. En kalender visar hur många timmar vi har till vårt förfogande varje dag och varje vecka. Ett dygn har 24 timmar även om många av oss ibland önskade att det hade 35, säger Maria.

Det är lätt att överskatta tiden vi har till vårt förfogande. En vecka består av 168 timmar, men många hamnar på 180-190 timmar när de summerar den tid de tror att de lägger på jobb, fritid och sömn. Det är därför det är så viktigt att lägga in allt som ska göras i kalendern.

Listor och kategorier
Det som tar 3-15 minuter och inte är tidsbestämt kan hamna på en ”att göra”-lista. Det som tar mindre än 2-3 minuter att göra är bäst att beta av på en gång. Det tar bara tid att skriva upp. 

Verkar det krångligt? Maria rekommenderar att man använder sig av olika listor eller kategorier utifrån var man är eller vad man behöver tillgång till för att få sakerna gjorda.

- Om du till exempel ska göra något när du sitter vid ditt skrivbord på jobbet så skriver du ner uppgiften i kategorin ”vid skrivbordet”. Telefonsamtal hamnar i kategorin ”telefon” och saker att fixa när du är på stan hamnar i ”ärenden på stan”. Sedan sätter du påminnelser om du använder digitala listor eller har som rutin att varje morgon och eftermiddag kolla igenom listorna, förklarar Maria. 

Så blir du mer effektiv på jobbet

Fokusera
Kolla inte mail mer än några gånger per dag. Att läsa mail varje gång det kommer in ett nytt gör att du hela tiden tappar koncentrationen och fokus på det du arbetar med för tillfället.

Prioritera
Välj ut tre saker som är mest viktiga att få gjorda under dagen och ha som mål att slutföra dem. Det är annars lätt att uppgifter som dyker upp under dagen tar överhand och att annat viktigt blir lidande. 
 
Fastna inte i möten
Hinner du inte jobba för alla möten? Försök att korta dem. Boka en halvtimme istället för en timme – ni kommer förmodligen att vara mer effektiva och hinna lika mycket på hälften så mycket tid. 

Maria Breitholtz Söderström driver företaget TimeFinder vars affärsidé är att öka effektiviteten inom företaget och för enskilda individer. TimeFinder erbjuder utbildningar och konsulttjänster inom effektivitetsområdet.

 
Av: Anna Kleinwichs Magnusson

Registration

Bli medlem i vårt Bra Vardag och få exklusiva erbjudanden!

Bli medlem

 

  Logga in för att kommentera